1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

2.1 Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert.

Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers

2.2 Bei der Nutzung unserer Anwendung

Zur Nutzung unserer Fleet-Management-Anwendung ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir folgende Daten:

• Name und Vorname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Unternehmensinformationen
• Fahrzeugdaten
• Ausgabeninformationen und Belege
• GPS-Daten (nur bei Zustimmung in der mobilen App)

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Fleet-Management-Software
• Verwaltung von Fahrzeugdaten und Ausgaben
• OCR-Verarbeitung von Belegen zur automatisierten Datenerfassung
• Erstellung von Berichten und Analysen
• Kundensupport und technische Wartung
• Abrechnung und Rechnungsstellung
• Kommunikation mit Nutzern

4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

5. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben
• die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist
• die Weitergabe zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist
• dies gesetzlich zulässig und zur Abwicklung von Vertragsverhältnissen erforderlich ist

5.1 Auftragsverarbeiter

Wir setzen externe Dienstleister ein, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten:

• Cloud-Hosting: Für den Betrieb unserer Server und Datenbanken
• OpenAI: Für die OCR-Verarbeitung von Belegen
• Firebase Storage: Für die Speicherung von Belegbildern
• E-Mail-Service: Für den Versand von System-E-Mails

6. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben:

• Nutzerdaten: Bis zur Löschung des Nutzerkontos
• Ausgabendaten: 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)
• Audit-Logs: 2 Jahre
• Server-Logs: 30 Tage
• Belegbilder: 10 Jahre oder bis zur Löschung durch den Nutzer

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: datenschutz@flotix.com

8. Datensicherheit

Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement
• Regelmäßige Backups
• Monitoring und Audit-Logging

9. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir verwenden folgende Arten von Cookies:

• Technisch notwendige Cookies: Für die Grundfunktionen der Website
• Authentifizierungs-Cookies: Für die Anmeldung und Sitzungsverwaltung
• Präferenz-Cookies: Für Spracheinstellungen

Sie können Ihre Browser-Einstellungen entsprechend konfigurieren und z.B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

12. Kontakt

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten wenden Sie sich bitte an: